حسابداری

حساب صندوق

حساب صندوق یکی از مهم ترین حساب هایی است که در موسسات نگهداری می شود.

اهمیت شگرف این حساب به علت خصوصیات آن است که اهم این خصوصیات عبارتند از :

1-اکثر فعالیت های مالی هر موسسه با حساب صندوق ارتباط نزدیک دارد و می توان گفت که این حساب بیش از هر حساب دیگر افزایش و کاهش می یابد و اعدادی که در آن به ثبت می رسد ؛

2-موجودی صندوق نقد ترین نوع دارایی یک موسسه است که در هر لحظه قابلیت تبدیل به نوعی دیگر از دارایی را دارد و می تواند برای پرداخت دیون یک موسسه مورد استفاده قرار گیرد ، در حالی که این خصوصیت در سایر انواع دارایی وجود ندارد.

3-به طور کلی ، می توان فعالیت های تجاری را شامل دوره ای دانست که در این دوره دائماً وجه نقد به انواع دیگر دارایی و دارایی های مذکور مجدداً به وجه نقد تبدیل می شود.

به عبارت دیگر ، می توان گفت که کلیه فعالیت های مالی موسسات با حساب صندوق آغاز و به حساب صندوق خاتمه می یابد.

4-موجودی صندوق مهم ترین عامل از عوامل تشکیل دهنده سرمایه جاری است.

نسبت سریع :

در تجزیه و تحلیل صورت حساب ها ، بزرگ بودن نسبت جاری به تنهایی دلیل کافی برای رضایت بخش بودن وضع مالی یک موسسه نیست ، بلکه میزان نسبت سریع نیز باید مورد توجه قرار گیرد و در مطالعه این نسبت هم باید مبلغ موجودی صندوق مورد دقت خاص واقع شود.

با در نظر گرفتن این واقعیت که مدیران کار آزموده و بصیر باید در اتخاذ تصمیمات مهم خود میزان سرمایه جاری و نسبت های مربوط به آن را بررسی کنند و حساب صندوق نیز مهم ترین قسمت سرمایه جاری را تشکیل می دهد و اهمیت وافر این حساب آشکار می شود.

تعریف حساب صندوق :

در اصطلاح حسابداری حساب صندوق شامل کلیه موجودی نقدی – اعم از اسکناس و مسکوک – چک ، حواله های بانکی و اوراقی است که به محض ارائه به بانک بتوان تمام مبلغ اسمی آن را وصول کرد و چنانچه برای موجودی نقدی یک موسسه در بانک ها حساب دیگری در دفاتر باز نشده باشد موجودی مذکور نیز در حساب صندوق آن موسسه منظور می شود.

در تمرینات ، به منظور تسهیل مطالعه اصول و مقدمات حسابداری برای مبتدیان این فن ، کلیه موجودی نقدی موسسات در حساب واحدی به نام حساب صندوق در حساب ها و دفاتر ثبت می شد.

افتتاح حساب :

لکن عملاً موسسات بزرگ قسمت اعظم وجه نقدی خود را به یک یا چند بانک می سپارند و به این منظور یک یا چند حساب جاری در بانک یا بانک های مذکور افتتاح می کنند.

همچنین برای پرداخت هزینه های کوچک و فوری حساب خاصی در دفاتر غالب موسسات به نام حساب تنخواه گردان باز می شود.

کنترل حساب صندوق :

به مناسبت اهمیت خاص حساب صندوق و به علت امکان و احتمال سوء استفاده در موجودی های نقدی ، لازم است در هر موسسه – اعم از سازمان های دولتی و موسسات خصوصی- سیستمی صحیح و کامل برای کنترل حساب صندوق برقرار شود.

در موسسات بزرگ مسئولیت اصلی موجودی های نقدی به عهده خزانه دار می باشدکه وی انجام قسمتی از وظایف اداره خزانه داری را به معاونین خود ، صندوق دار ، ماموران پرداخت و سایر کارمندان ارجاع می کند.

نکته :

به منظور برقراری یک سیستم کنترل دائمی برای عملیات نقدی باید تقسیم کار بر مبنای صحیحی قرار گیرد.

انجام دریافت و پرداخت وجه نقدی و ثبت عملیات مذکور توسط دو نفر یا بیشتر به عمل آید و اقلام مربوطه حداقل در دو دفتر یا سند منعکس شود تا صحت عمل هر یک توسط دیگری مورد بررسی و کنترل قرار گیرد ( کنترل داخلی ).

همچنین لازم است کلیه وجوه دریافتی بلافاصله در دفاتر حساب ثبت و روزانه به حساب یا حساب های موسسه در بانک تودیع شود.

حساب تنخواه گردان :

نیز کوشش لازم به عمل آید که کلیه پرداخت ها ، یا اقلاً پرداخت های بیشتر از مبلغ حداقل تعیین شده توسط مدیران سازمان ( معمولاً مبالغ کمتر از این حد معین از محل تنخواه گردان پرداخت می شود ) ، به وسیله صدور چک به عمل آید تا بدین ترتیب ، علاوه بر مدارک و اسناد موجود در داخل موسسه ، اسناد مسلم پرداخت های نقدی به صورت چک در بانک نیز محفوظ بماند.

به طور کلی می توان اهم احتیاطات لازم برای کنترل حساب صندوق را به شرح  زیر خلاصه کرد :
1 )

دریافت وجوه نقدی و پرداخت آن نباید به عهده شخص واحد واگذار شود.

2 )

کلیه دریافتی های نقدی باید بلافاصله در دفتر وصولی های صندوق و دفاتر حساب به ثبت برسد.

چک های دریافتی و چک و وجوه واصله از طریق پست نیز باید فوراً در لیست ها و دفاتر مربوط ثبت شود.

3 )

ثبت وجوه دریافتی در دفاتر حساب نباید به وسیله تحویل گیرنده وجوه به عمل آید ، بلکه وصولی های مذکور باید توسط شخص دیگری در دفاتر به ثبت برسد تا به این ترتیب شخصی که وجوه در اختیار او است به دفاتر و متصدی دفاتر حساب به موجودی نقدی دسترسی نداشته باشد.

4 )

وصولی های نقدی باید به طور روزانه به حساب های موسسه در بانک سپرده شود.

در تودیع وجوه نقد نزد بانک باید کوشش لازم به عمل آید که دریافتی ها عیناً به حساب بانک منظور شود.

در این عبارت منظور از کلمه عیناً این است که به هیچ وجه نباید وجوه نقدی را به چک یا چک ها را به پول نقد تبدیل و سپس آنها را به بانک سپرد.

حتی بهتر است اگر دریافتی های صندوق شامل اقلام بسیار کوچک و متعدد نیست ، هر یک از دریافتی ها را جداگانه به حساب منظور داشت تا به این ترتیب صورت حساب بانک کاملاً با دفتر صندوق مطابقت داشته باشد و کنترل حساب صندوق تسهیل شود.

5 )

چنانچه قسمتی از دریافتی های نقدی صندوق در موسسه ای به شکل چک یا وجه نقد و به وسیله پست یا نامه رسان به موسسه مذکور می رسد ، نبایستی وصول نامه های مذکور و ثبت دریافتی ها در دفاتر و نگهداری وجوه به عهده شخص واحد واگذار شود.

بلکه باید متصدی دریافت این قبیل نامه ها مرتباً فهرستی از وجوه واصله در حداقل دو نسخه تهیه کند و یک نسخه از فهرست مذکور را به انضمام وجوه دریافتی برای صندوق دار و نسخه دوم را با نامه هایی که به همراه چک یا وجه نقد واصل شده است برای متصدی ثبت عملیات در دفاتر حساب ( دفتردار ) ارسال دارد.

6 )

کلیه پرداختی های نقدی باید به وسیله صدور چک به عمل آید ( مگر مبالغ بسیار کوچک که تحت شرایط معینی نقداً از موجودی تنخواه گردان پرداخت می شود ).

7 )

چک های صادره باید مبتنی بر اسناد و مدارک مثبته ای باشد که لزوم پرداخت وجه را تایید کند.

این اسناد باید قبلاً مورد رسیدگی کافی قرار گرفته و توسط مقام صلاحیت داری امضاء و تصویب شده باشد.

8 )

چک ها باید دارای شماره ترتیب باشد.

9 )

چک باید به وسیله خزانه دار یا نماینده او به امضا برسد. بهتر است چک های صادره حداقل توسط دو نفر به امضاء برسد.

10 )

هنگامی که چک به امضاء رسید باید در روی کلیه اسناد و اوراق و صورت حساب های منضم به آن کلمه ” پرداخت شد ” ، قید شود تا به این ترتیب از پرداخت مجدد مبالغ جلوگیری به عمل آید.

11 )

باید حساب صندوق در دفاتر حساب و دفتر صندوق مرتباً با صورت حساب های واصله از بانک تطبیق شود.

12 )

لازم است هر چند یک بار ، در فواصل غیر معین زمانی ، کلیه دفاتر و حساب های صندوق و موجودی صندوق دار مورد رسیدگی قرار گیرد.

برقراری یک سیستم منظم و دقیق کنترل داخلی حساب صندوق از ضروریات بسیار مهم در اداره امور حسابداری موسسات می باشد.

این امر هم از نظر صاحبان سرمایه و مدیران و هم از نظر کارمندان موسسات مذکور دارای اهمیت بسیار است.

نظم این سیستم از نظر صاحبان سرمایه و مدیران به علت علاقه آنان به حفظ اموال موسسه و جلوگیری از سرقت و سوء استفاده مورد توجه می باشد و برای کارمندان نیز از آن نظر مهم است که هیچ وقت در مظان تهمت و بدبینی واقع نشود.

حساب صندوق

کسور و اضافات صندوق :

موجودی حساب صندوق به خودی خود افزایش و کاهش نمی یابد.

کاهش در موجودی نقدی ممکن است به علت سرقت یا سوء استفاده یا اشتباه در دریافت و پرداخت وجوه به وجود آمد.

اشتباه نوع اخیر ممکن است به کرات پیش بیاید.

به طور کلی ، صندوق دار باید به طور روزانه موجودی نقدی خود را با دفتر صندوق و نوار ماشین صندوق ( در فروشگاه هایی که از این قبیل ماشین ها استفاده می شود ) تطبیق کند.

همچنین هر چند یک بار حسابرسان داخلی باید موجودی های نقدی را به شمارند و آن را با حساب ها و دفاتر مطابقت دهند.

مقبولیت کسر و اضافات ناچیز :

چنانچه اختلاف در حساب موجودی صندوق مبلغ عمده ای باشد باید تحقیقات وسیعی درباره علت به وجود آمدن به عمل آید ولی اختلافات کوچک ناشی از دریافت و پرداخت روزانه صندوق دار ، که در هر موسسه و فروشگاه پیش می آید ، قابل قبول است.

در هر صورت باید کسور و اضافات صندوق در پایان روز در حساب ها انعکاس یابد.

طرز ثبت وجوه اضافی صندوق بدین ترتیب است که مبلغ مورد اختلاف در بستانکار حساب ” کسور و اضافات صندوق ” ثبت می شود.

مثال :

مثلاً اگر در تاریخ 1397/04/10 موجودی نقدی صندوق مبلغ 30 ريال اضافه داشته باشد ، آرتیکلی به شرح زیر در دفتر روزنامه به ثبت می رسد :

صندوق                                   30

.        کسور و اضافات صندوق                30

ثبت وجوه اضافی موجود در صندوق

و چنانچه موجودی نقدی مبلغی کسر بیاید کسور مذکور نیز در بدهکار همین حساب ثبت می شود.

مثلاً اگر در تاریخ 1397/04/15 مبلغ 20 ريال کسر صندوق وجود داشته باشد ، آرتیکل زیر در دفتر روزنامه به ثبت می رسد :

کسور و اضافات صندوق                          20

.                صندوق                                              20

ثبت کسر صندوق در تاریخ 15 تیرماه

مازاد اضافی صندوق :

بدیهی است که به این ترتیب اگر جمع موجودی های اضافی صندوق در طی دوره مالی بیش از کسور آن باشد ، مانده حساب مذکور در پایان دوره مالی ، مانده بستانکار خواهد بود.

در عکس این حالت ، یعنی اگر کسور صندوق در طی دوره بیش از وجوه اضافی باشد ، مانده این حساب در پایان دوره مالی ، مانده بدهکار است و در هر دو حالت با توجه به مقررات موجود در موسسه و یا تصمیمات بعدی مدیران آن ، مانده این حساب به بدهکار یا بستانکار حساب صندوق دار منظور و یا به عنوان یک درآمد و یا هزینه متفرقه در صورت سود و زیان موسسه منعکس می شود.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

همچنین ببینید
بستن
دکمه بازگشت به بالا