حساب معین چیست

حساب معین چیست : مدنظر است در خصوص حساب های معیـــن ، انواع و چگونگی تعریف آنها توضیحاتی ارائه گردد. در خصوص لزوم طبقه بندی در حسابداری در سایر مقالات توضیحات کاملی ارائه گردید. مستحضر هستید که در زندگی شخصی و کاری خود مجاب به داشتن نظم و ترتیب در خصوص خود و نیز ابزار مورد استفاده هستیم. در  حسابداری نیز اصل لزوم طبقه بندی ، امری غیر قابل اجتناب است.

موضوع را با ذکر مثالی آغاز می کنیم تا تقریب ذهن فراهم شود :

فرض بفرمایید در شهر شما فروشگاه بسیار بزرگی در سه طبقه افتتاح شده است ، از لحاظ قیمت نیز فرضاً 90% تخفیف ارائه می نماید. شرایط بسیار ایده آل به نظر می رسد و لذا سریع برای خرید آماده می شوید و به فروشگاه مراجعه می نمایید ، لیکن در هنگام ورود به شما اعلام می شود که در این فروشگاه هیچ طبقه بندی وجود ندارد و تمامی اجناس بر روی زمین می باشد و ضمناً کالاها ، مکان خاصی ندارند و شما مجاب هستید برای یافتن هر یک از کالاهای مورد نظر کل سه طبقه را جستجو نمایید.

آیا در این شرایط چه تصمیمی می گیرید و آیا برای خرید از این فروشگاه اقدام خواهید نمود؟ (در توضیح حساب معین چیست )

واقعیت آن است که خرید از چنین فروشگاهی روزها طول می کشد و فرجامی ندارد ، زیرا که  به دلیل ازدحام جمعیت و نابسامانی وضعیت فروشگاه ، دستیابی به کالای مورد نظر امری بسیار مشکل و یا غیر قابل وصول است.

مثال فوق را می توان در خصوص یک کتاب جامع با چند هزار صفحه که حاوی اطلاعاتی بی نظیر می باشد و لیکن این کتاب فهرست ندارد و ترتیب صفحات نیز رعایت نشده است ، آیا این کتاب هر چند که حاوی بهترین اطلاعات و علوم است ،  قابلیت استفاده دارد؟

مسلم است که در خصوص هر دو مثال فوق ، پاسخ منفی است و به هیچ عنوان کاربری نیستند و مثمر ثمر نخواهند بود.

درحسابداری موضوع نظم ، تحلیل و طبقه اطلاعات ، اهمیت دو چندانی دارد زیرا که واحد حسابداری به عنوان پشتوانه مدیران ، دارای اهمیت زیادی است و لیکن در صورت عدم رعایت موارد فوق الذکر ، منجر به تعطیلی واحد حسابداری و یا خنثی بودن آن و در نتیجه عدم امکان مدیریت صحیح بر واحد اقتصادی می گردد.

حال که به لزوم اصل طبقه بندی پی بردیم ، ابعاد آن را در حسابداری مورد بررسی قرار می دهیم.

طبقه بندی در حسابداری : (در توضیح حساب معین چیست )

در حسابداری به شیوه های مختلف می توان طبقه بندی اطلاعات را اجرا نمود ، لیکن حسب اصول و مبانی حسابداری ، یکی از الزامات ، طبقه بندی براساس سه گروه کلی تحت عناوین حساب های کل ، حساب  های معیـــن و حساب های تفصیلی می باشد.

در خصوص حساب های کل ، ماهیت و نحوه طبقه بندی آن در مقاله ای مجزا ، توضیحات کامل ارائه شد. در این مجال بنا داریم در خصوص حساب های معین ، ماهیت و انواع آن بررسی داشته باشیم.

در مثال شماره یک ، کمبود فروشگاه که مانع از قابل استفاده شدن از آن شده بود ، عدم وجود طبقه بندی مناسب بود و در مثال کتاب ، علاوه بر منظم نبودن صفحات ، عدم وجود فهرست ، موجب شده بود که نتوانیم از علوم مندرج در کتاب استفاده نماییم.

طبقه در مثال اول و فهرست در مثال دوم ، حکم حساب های معیـــــن را در حسابداری دارد.

در حسابداری برای کلیه حساب ها ، اعم از دارایی ، بدهی و سرمایه و نیز حساب های موقت ، ملزم به گروه بندی هستیم که به این گروه ها در حسابداری ، حساب معیــــن اتلاق می شود.

انواع حساب های معین : (در توضیح حساب معین چیست )

حساب معیــــن برای حساب کل دارایی ها :

به عنوان مثال در خصوص دارایی ها ، ابتدا حساب های کل تحت عناوین : وجوه نقد ، بانک ، زمین و ساختمان ، اثاثه و ماشین آلات و … را تشکیل می دهیم و سپس اقدام به درج حساب های معیــــن می نماییم.

درخصوص حساب کل وجوه نقد ، می توانیم گروه ها یا حساب های معینـــی تحت عناوین ، صندوق داران شیفت یک و صندوق داران شیفت دو و یا در صورتی که دارای دو فروشگاه هستیم می توانیم حساب های معیــــن با عنوان حساب صندوق فروشگاه شماره یک و حساب صندوق فروشگاه شماره دو ایجاد نماییم.

برای حساب کل بانک می توانیم حساب های معیــــن با عنوان حساب های جاری و حساب های پس انداز و یا حساب های بانک ملی و حساب های بانک صادرات تشکیل دهیم.

برای حساب اثاثه و ماشین آلات نیز می توانیم بر اساس مکان استقرار آنها گروه بندی نموده و حساب معیــــن تشکیل دهیم.

به عنوان نمونه می توانیم حساب های معیـــن به عناوین اثاثه اتاق شماره یک و اثاثه اتاق شماره دو ، و یا ساختمان شماره یک و دو ایجاد نماییم. نیز می توانیم بر اساس اشخاص تحویل گیرنده حساب معیـــن تشکیل دهیم و سپس ریز اسامی اقلام را به عنوان حساب تفصیلی ایجاد نماییم.

برای حساب کل موجودی کالا ، می توانیم بر اساس فیلدهای مختلف اقدام به ایجاد حساب معیــــن نماییم. مثلاً در یک فروشگاه لوازم خانگی ، می توانیم حساب های معیـــن تحت عنوان : وسایل برقی و وسایل گازی یا براساس برند آنها مثلاً سامسونگ و ال جی ایجاد نماییم.

در خصوص سایر دارایی های نیز به همین شکل می توانیم اقدام نماییم.

حساب معین برای حساب کل بدهی ها : (در توضیح حساب معین چیست )

برای هر یک از حساب های کل  بدهی ها ، نیز می بایست حساب های معیـــن مرتبط ایجاد نمود.

مثلاً برای حساب کل حساب های پرداختنی می توانیم حساب های معیــــن تحت عنوان بدهی های کوتاه مدت و بلند مدت و یا بدهی های با مبالغ کم و بدهی های با مبالغ زیاد و … ایجاد نماییم.

برای حساب های کل اسناد پرداختنی نیز به همین شکل می توان اقدام نمود.

در خصوص حساب کل وام های پرداختنی ، می توان حساب معیـــن با نام : حساب وام های بانک ملی و حساب وام پرداختنی بانک رفاه ایجاد نمود. نیز می توان مشابه مورد فوق الذکر بر اساس مدت زمان بازپرداخت آنها به کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم نمود و یا بر اساس مبالغ آنها اقدام نمود.

حساب معین برای حساب های کل سرمایه :

برای حساب کل حقوق صاحبان سرمایه نیز می توان حساب های معیــــن با عناوین سرمایه گذاران با مبالغ محدود و سرمایه گذاران با مبالغ نامحدود و یا سرمایه گذاران صغیر و کبیر ایجاد نمود.

همچنین اگر در واحد پیمانکاری ، بر روی هر یک از پروژه ها ، تعدادی از صاحبان سهام سرمایه گذاری نمایند ، می توانیم بر اساس اسامی پروژه ها ، اقدام به ایجاد حساب های معیـــن نماییم.

برای حساب کل ذخایر نیز می توانیم براساس شرکت نامه مربوط به شرکت و ذخایر دارای مجوز ، اقدام به ایجاد حساب های معیــــن نمود.

نکته : (در توضیح حساب معین چیست )

توضیحات ارائه شد لیکن باید مدنظر داشته باشیم که هیچ الزامی برای نحوه ایجاد حساب های معیــــن وجود ندارد و مدیر مالی هر واحد اقتصادی بر اساس رسته کاری و نیاز های آن واحد می تواند اقدام به ایجاد حساب معیــــن نماید.

باید توجه داشته باشیم که بر اساس حساب های معیــــن ایجاد شده می توانیم در آینده گزارش ارائه نماییم و لذا باید هنگام ایجاد حساب های معیـــــن ، همواره پس از ایجاد اسامی و قبل از به کار گیری آنها ، تاییدیه مربوطه را از مدیران عالی واحد اقتصادی نیز اخذ نمود.

برای بارز شدن بیشتر موضوع مذکور ، معروض می دارد در مثالی که برای فروشگاه لوازم خانگی ارائه شد ، در صورتی که حساب های معیــــن را با عنوان لوازم برقی و لوازم گازی ایجاد نماییم ، در آینده نیز می توانیم مثلاً گزارش فروش را بر اساس میزان فروش لوازم برقی و گازی ارائه دهیم.

لیکن در صورتی که براساس برندهای آنها حساب معیـــــن ایجاد نموده باشیم ، می توانیم گزارش فروش را براساس فروش سامسونگ و ال جی ارائه دهیم و دیگر ارائه گزارش بر مبنای لوازم برقی و گازی به سهولت فراهم نیست.

با توجه به مطالب فوق ، تاکید می گردد که قبل از به کار گیری حساب های معیــــن ، تاییده مربوطه را از مدیران عالی اخذ نمایید.

امید است که این مقاله نیز توانسته باشد گامی در راستای افزایش اطلاعات شما ایفا کرده باشد.