تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص

نحوه تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص : بسیاری از موسسات کوچک مانند باشگاه ها ، انجمن های شهری و محلی واحدهای تجاری کوچک ، سازمان های غیر انتفاعی و اشخاصی که در نقش وصی یا قیم عمل می کنند به دلیل عدم اطلاع از مزایای سیستم حسابداری دو طرفه یا اقتصادی نبودن به کار گیری آن ، معمولاً اسناد و مدارک کاملی برای ثبت و فعالیت های مالی خود نگهداری نمی کنند.

حتی برخی از سیستم های دفتر داری که توسط اتحادیه های بازرگانی و تولیدی به خرده فروشان مانند داروخانه ها توصیه می شود ، بر سیستم حسابداری یک طرفه مبتنی است.

این گونه موسسات که با حداقل اسناد و مدارک مالی به فعالیت اشتغال دارند ، معمولاً برای تهیه و تنظیم صورت های مالی و یا اظهار نامه  مالیاتی از حسابداران کمک می گیرند و حسابداران از طریق بررسی اسناد و مدارک موجود و پرس و جو ، اطلاعات لازم را گردآوری و بر مبنای سیستم حسابداری دو طرفه ( یعنی معادله اساسی حسابداری  : دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام ) تجزیه و تحلیل و سپس صورت های مالی را تنظیم می کنند.

نحوه  در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص در ادامه ارائه می گردد :

تهیه و تنظیم ترازنامه از روی مدارک ناقص :

در موسساتی که از سیستم حسابداری دو طرفه استفاده نمی شود ، لازم است برخی از اطلاعات اساسی مانند دریافت های نقدی ، چک های صادر شده ، مبالغ قابل دریافت از بدهکاران و مبالغ قابل پرداخت به بستانکاران ثبت شود.

با استفاده از اطلاعات مزبور و سایر منابع اطلاعاتی تراز نامه این گونه موسسات مس تواند در هر تاریخی به شرح زیر تهیه شود :

1-موجودی صندوق و بانک می تواند از طریق شمارش وجوه نقد و بررسی صورت حساب های بانک تعیین شود.

2-مبلغ بدهکاران می تواند از تلخیص سیاهه های دریافت نشده فروش مشخص گردد.

3-موجودی های جنسی می تواند از طریق شمارش ، تعیین و براساس سیاهه های خرید قیمت گذاری شود.

4-بهای تمام شده دارایی های غیر تجاری می تواند به همین نحو تعیین گردد.

5-مبلغ بستانکاران می تواند از تلخیص سیاهه های پرداخت نشده خرید و صورت حساب های ماهانه فروشندگان مشخص شود.

محاسبه سود خالص از روی مدارک ناقص (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

روش اول :

در این روش باید توجه داشت که سرمایه صاحبان موسسه بر اثر سود خالص و یا سرمایه گذاری مجدد ، افزایش و بر اثر زیان خالص و برداشت های طی دوره کاهش می یابد.

بنابر این ، اگر حقوق صاحبان سرمایه در ابتدا و پایان دوره و مبلغ سرمایه گذاری مجدد و برداشت های طی دوره صاحبان سرمایه مشخص باشد ، با تجزیه و تحلیل تغییرات حقوق صاحبان سرمایه می توان سود یا زیان خالص ناشی از عملیات طی دوره را محاسبه کرد.

مثال )

مثالی در مورد محاسبه سود خالص از روی مدارک ناقص با استفاده از روش اول در زیر ارائه شده است:

.                                                                                نمونه یک              نمونه دو

.                                                                              (سود خالص)          (زیان خالص)

.                                                                             —————-        —————-

حقوق صاحبان سرمایه در پایان دوره                                  2.200.000            2.000.000

کسر می شود : حقوق صاحبان سرمایه در پایان دوره            1.850.000            2.500.000

.                                                                             —————-        —————-

افزایش (کاهش) در حقوق صاحبان سرمایه                         350.000              (500.000)

اضافه می شود : برداشت های طی دوره                           480.000               260.000

کسر می شود : سرمایه گذاری مجدد                               (100.000)             50.000

.                                                                             —————-        —————-

سود (زیان)خالص دوره                                                  730.000               (290.000)

.                                                                          ========           ========

روش دوم (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

در این روش طبق فرمول زیر عمل می کنیم :

سرمایه گذاری مجدد-برداشت های طی دوره+افزایش (کاهش) خالص دارایی ها=سود (زیان)خالص

مثال )

730.000 = سودخالص = 100.000 – 480.000 + (1.850.000 – 2.200.000 ) = سود خالص

290.000 = سودخالص = 50.000 –260.000 + (2.500.000 – 2.000.000 ) = زیان خالص

توجه )

سود یا زیانی که به ترتیب بالا تعیین می شود ، تصویر کاملی از عملیات طی دوره را ارائه نمی کند.

در اکثر موارد ، من جمله تهیه بودجه ، اعمال کنترل های مدیریت و تنظیم اظهار نامه مالیاتی ، لازم است ، صورت تفصیلی از عملیات طی دوره که به سود و زیان منجر شده است ، تهیه و ارائه شود.

بدین منظور باید اقلام درآمد و هزینه را از اسناد و مدارک موجود به دست آورد.

برای این منظور از آنجا که عملیات نقدی در هر موسسه از اهمیت خاصی برخوردار است ، مدارک مربوط به دریافت ها و پرداخت های نقدی به عنوان منبع اطلاعاتی با ارزشی محسوب می شود.

اطلاعات مفیدی که می تواند از مدارک مربوط به دریافت ها و پرداخت های نقدی استخراج شود به شرح زیر است :

اطلاعات زیر می تواند از صورت تفصیلی دریافت های نقدی استخراج شود :

1-دریافت های نقدی حاصل از فروش و سایر درآمدها ؛

2-وجوه دریافتی از بدهکاران ؛

3-وجوه حاصل از فروش دارایی های غیر جاری ؛

4-وام های دریافتی ؛

5-سرمایه گذاری نقدی صاحبان سرمایه ؛

اطلاعات زیر می تواند از از صورت تفصیلی پرداختی های نقدی استخراج شود (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

1-پرداخت های نقدی بابت خرید کالا و هزینه ها ؛

2-وجوه پرداختی به بستانکاران ؛

3-وجوه پرداختی بابت خرید دارایی های غیر جاری ؛

4-وام های پرداختی ؛

5-برداشت های نقدی صاحبان سرمایه ؛

اگر علاوه بر اطلاعات مربوط به دریافت ها و پرداخت های نقدی ، صورت دارایی ها و بدهی ها در ابتدا و پایان دوره مالی نیز در دست باشد ، می توان سرمایه ابتدا و انتهای دوره را تعیین و تراز نامه مقایسه ای را تهیه کرد.

با استفاده از اطلاعات مزبور و برخی اطلاعات دیگر می توان عناصر عمده صورت سود و زیان را محاسبه کرد.

محاسبه فروش ناخالص از روی مدارک ناقص (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

مبلغ فروش می تواند با استفاده از دو منبع زیر محاسبه شود :

1-دریافت های نقدی از مشتریان ؛

2-افزایش ( کاهش ) ناخالص اسناد و حساب های دریافتنی تجاری ؛

مطالبات ابتدای دوره بیان گر درآمد تحقق یافته سال ( سال های ) قبل است و وجوهی که از این بابت در طی سال جاری دریافت می شود به درآمد سال جاری مربوط نمی گردد.

بنابر این ، برای محاسبه فروش سال جاری ( که وجه آن به طور نقد دریافت شده است ) باید مانده مطالبات ابتدای سال از کل وجوه دریافتی از مشتریان کسر شود.

از طرف دیگر ، مطالبات پایان سال جاری نشان دهنده فروش های سال جاری است که وجه آن هنوز دریافت نشده است و برای محاسبه فروش سال جاری باید به دریافت های نقدی از مشتریان اضافه شود.

مطالباتی که در این محاسبه منظور می شود ، تنها شامل اسناد و حساب های دریافتنی ناشی از فروش کالا و خدمات ( تجاری ) است.

برگشت از فروش و تخفیفات ، تخفیفات نقدی فروش و مطالبات سوخت شده طی سال بیان گر فروش هایی است که وجه آن تا پایان سال وصول نشده است و مانده مطالبات پایان سال نیز شامل آن نیست.

اما به هر حال این گونه مبالغ باید در محاسبه فروش ناخالص سال جاری منظور شود.

با به کار گیری مطالب بالا ، فروش ناخالص موسسه امید می تواند با یکی از دو روش زیر محاسبه شود :

روش اول (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

موسسه امید

محاسبه فروش ناخالص

برای سال منتهی به 29 اسفند ماه  13xx

—————————————————————————————————–

فروش نسیه سال …. :                                                        ريال                    ريال

.                                                                             —————-        —————-

وجوه دریافتی از مشتریان در سال …                                3.500.000

برگشت از فروش و تخفیفات                                            180.000

تخفیفات نقدی فروش                                                    60.000

مانده مطالبات سوخت شده                                            30.000

مانده بدهکاران در پایان سال                                          760.000

.                                                                             —————-

.                                                                             4.530.000

کسر می شود: مانده بدهکاران در ابتدای سال                  400.000

.                                                                             —————-

.                                                                                                          4.130.000

اضافه می شود :  فروش نقدی                                                                   4.300.000

.                                                                                                        —————-

فروش ناخالص سال                                                                                  8.340.000

.                                                                                                        ========

روش دوم :

در این روش با استفاده از فرمول زیر به محاسبه فروش ناخالص می پردازیم :

فروش ناخالص = فروش نسیه + فروش نقد

8.430.000 = 4.130.000 + 4.300.000 ريال

محاسبه سایر درآمدها از روی مدارک ناقص (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

مبلغ سایر درآمدها نظیر درآمد اجاره و سود بانکی می تواند با استفاده از ترازنامه مقایسه ای و اطلاعات مربوط به وجوه نقد به یکی از دو روش زیر محاسبه می شود :

روش اول :

موسسه امید

محاسبه سایر درآمدها

  ————————————————————————————————–

.                                                                                سود بانکی           درآمد اجاره

.                                                                             —————-        —————-

درآمدهای دریافت شده به نقد در سال                                54.000                360.000

کسر می شود درآمدهای دریافت شده که به سال13xx مربوط نمی شود :

پیش دریافت اجاره در پایان سال                                                                  45.000

مانده سود بانکی دریافتنی در ابتدای سال                            32.000

.                                                                             —————-        —————-

دریافت های نقدی بابت درآمدهای سال                               22.000               315.000

اضافه می شود درآمدهای مربوط به سال 13xx که جزو دریافت های نقدی سال جاری نیست :

پیش دریافت اجاره در ابتدای سال                                                                 60.000

سود بانکی دریافتنی در پایان سال                                      53.000

.                                                                             —————-        —————-

سایر درآمدهای سال                                                      75.000               375.000

.                                                                            ========        ========

روش دوم (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

حساب سود بانکی

————————————————————————————————————————————

مانده درابتدای سال                                   32.000      |    وجوه دریافتی طی سال                   54.000

سود بانکی                                               75.000    |    سود بانکی دریافتی در پایان سال       53.000

.                                                            ———–  |                                                     ———–

.                                                          107.000     |                                                      107.000

.                                                      ========  |                                                 ========

 

حساب درآمد اجاره

————————————————————————————————————————————

پیش دریافت اجاره در پایان سال                   45.000      |  پیش دریافت اجاره در پایان سال           60.000

درآمد اجاره سال                                     375.000   |  وجوه دریافتی طی سال                      360.000

.                                                            ———–  |                                                     ———–

.                                                          420.000     |                                                      420.000

.                                                      ========  |                                                 ========

 

محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته از روی مدارک ناقص (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

بهای تمام شده کالای فروش رفته می تواند از اطلاعات مربوط به خرید و موجودی کالا استخراج شود.

موجودی پایان دوره از طریق انبار گردانی ( شمارش موجودی ها ) تعیین می شود.

اگر موجودی کالای ابتدای دوره ، در پایان سال قبل از طریق انبار گردانی تعیین نشده باشد ، مبلغ آن باید از طریق تخمین مشخص گردد.

رقم خرید می تواند از روی اسناد و مدارک مربوط به پرداخت های نقدی و اسناد و حساب های پرداختنی ناشی از خرید کالا و خدمات ( تجاری ) در ابتدا و پایان دوره محاسبه شود.

مانده بستانکاران در ابتدای سال مربوط به خرید سال ( سال های ) قبل است و جزء نتایج سال جاری نیست.

بنابر این برای محاسبه پرداخت های نقدی مربوط به خرید سال جاری باید مانده بستانکاران در ابتدای سال از جمع پرداخت های نقدی به فروشندگان کسر شود.

مانده بستانکاران در پایان سال بیان گر خرید های نسیه سال جاری است که برای تعیین مبلغ خرید سال جاری باید به پرداخت های نقدی مربوط به خرید سال جاری اضافه شود.

تجزیه و تحلیل سیاهه های خرید نیز اطلاعاتی درباره تخفیفات نقدی و برگشت از خرید و تخفیفات را به دست دهد.

برای تعیین مبلغ بهای تمام شده کالای فروش رفته ، می توان به یکی از دو روش زیر عمل کرد :

روش اول (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص):

اولین اقدام ، محاسبه مبلغ خرید ناخالص سال می باشد :

موسسه امید

محاسبه خرید ناخالص برای سال منتهی به 13xx

——————————————————————————————————————————

وجوه پرداختی به فروشندگان در سال 13xx (شامل هزینه حمل)                                  5.340.000

برگشت از خرید و تخفیفات                                                                                   97.000

تخفیفات نقدی خرید                                                                                           110.000

مانده بستانکاران در پایان سال                                                                              850.000

.                                                                                                                  ————–

.                                                                                                                  6.397.000

کسر می شود: مانده بستانکاران در ابتدای سال                                                    940.000

.                                                                                                                  ————–

خرید ناخالص سال                                                                                           5.457.000

.                                                                                                                ========

پس از تعیین خرید ناخالص ، این مبلغ همراه با مبالغ موجودی کالا که از ترازنامه مقایسه ای به دست می آید ، اطلاعات لازم جهت محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته را فراهم می کند.

سپس به طریق زیر به محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته می پردازیم :

موسسه امید

محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته

برای سال مالی منتهی به 29/12/ 13xx

——————————————————————————————————————————

.                                                                                                         ریال             ريال              ريال

.                                                                                                       ——–       ——–         ——–

موجودی کالای ابتدای دوره سال                                                                                               1.800.000

خرید ناخالص ( به شرح قبل )                                                                               5.457.000

کسر می شود:

برگشت از خرید و تخفیفات                                                                   97.000

تخفیفات نقدی خرید                                                                           110.000

.                                                                                                     ——–

.                                                                                                                 207.000

.                                                                                                                  ——–

خرید خالص                                                                                                                       5.250.000

.                                                                                                                                        ——–

بهای تمام شده کالای آماده برای فروش                                                                                   7.050.000

کسر می شود : موجودی کالای پایان دوره سال                                                                         2.500.000

.                                                                                                                                        ——–

بهای تمام شده کالای فروش رفته در سال                                                                                4.550.000

.                                                                                                                                    ========

روش دوم (در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص) :

در این روش اولین اقدام ، محاسبه خرید سال xx13 به شرح زیر است :

حساب کنترل بستانکاران

    ——————————————————————————————————————————

وجوه پرداختی به فروشندگان                         5.340.000  |  مانده ابتدای سال                          940.000

برگشت از خرید و تخفیفات                            97.000       |  خرید نسیه                                  5.457.000

تخفیفات نقدی خرید                                       110.000  |

مانده پایان سال                                            850.000  |

.                                                                 ——–  |                                                   ——–

.                                                           6.397.000   |                                                 6.397.000

.                                                       ========  |                                               ========

خرید خالص = خرید نقد + خرید نسیه

5.457.000 = 0 + 5.457.000

و سپس به روش زیر به محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته می پردازیم :

موسسه امید

محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته

برای سال مالی منتهی به 29/12/ 13xx

    ——————————————————————————————————————————

موجودی کالا در ابتدای سال                              1.800.000  |  برگشت از خرید و تخفیفات               97.000

خرید ناخالص                                                 5.457.000  |  تخفیفات نقدی خرید                        110.000

.                                                                                |  بهای تمام شده کالای فروش رفته 4.550.000

.                                                                                |  موجودی کالای پایان سال                2.500.000

.                                                                     ——–  |                                                     ——–

.                                                               7.257.000   |                                                 7.257.000

.                                                           ========  |                                               ========

در توضیح تهیه صورتهای مالی ازروی مدارک ناقص : در مواردی که سود ناخالص بر اساس درصدی از بهای تمام شده کالای فروش رفته تعیین می شود ، اطلاع از درصد مزبور و مبلغ خرید ، محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته ، سود ناخالص و  فروش را میسر می سازد و چنانچه مبلغ فروش مشخص باشد ، سود ناخالص و خرید را می توان تعیین کرد.

در این حالت ، محاسبات با این فرض انجام می گیرد که تمام فروش ها با توجه به درصد مزبور قیمت گذاری شده است و هیچ گونه ضایعات یا کسری و اضافی موجودی کالا وجود ندارد و از اسناد و مدارک موجود ، تنها رقم خرید یا فروش قابل استخراج است.