حسابرسی

کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی

کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی : به طور کلی در هر واحد اقتصادی سه رکن به شرح ذیل و به نحو متمایز و مشخص می توان یافت :

1-رکن تصمیم گیری :

وظیفه رکن تصمیم گیری که در حقیقت موسسین یا صاحبان واحدهای اقتصادی یا نمایندگان آنها و تصمیم گیر نهایی دستگاه می باشد ، عمدتاً عبارتند از :

تعیین اهداف و خط مشی های دستگاه نظارت با حسن اجرای امور و ارزیابی عملکرد مدیران اجرایی واحد می باشد ( نظیر مجمع عمومی ، شورای عالی ، هیات امناء ).

2-رکن اجرایی :

رکن اجرایی که توسط رکن تصمیم گیری انتخاب می شود ، وظیفه انجام عملیات جاری دستگاه مانند سازماندهی ، خرید و ایجاد منابع لازم ، تولید و ارائه خدمات و فروش در چهار چوب اهداف و خط مشی های تعیین شده توسط رکن تصمیم گیری را به عهده دارد ( نظیر هیات مدیره و مدیر عامل ).

3-رکن نظارت یا بازرسی (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

رکن نظارت یا بازرسی که توسط رکن تصمیم گیری انتخاب می شود ، وظیفه اظهار نظر نسبت به انطباق عملکرد دستگاه با قوانین و مقررات موضوعه و اهداف ، خط مشی ها و برنامه های تعیین شده توسط رکن تصمیم گیری و همچنین اظهار نظر نسبت به واقعیت و کفایت گزارش رکن اجرایی در مورد فعالیت های انجام شده و نتایج حاصله را بر عهده دارد.

همان گونه که در تقسیم بندی فوق ملاحظه می شود ، کلیه امور جاری دستگاه توسط رکن اجرایی انجام می گردد.

تعیین مسئولیت متناسب با وظایف :

بدیهی است بر حسب هدف ها و عملیات و دستگاه ، وظایف گوناگون آن به نحو مناسبی طبقه بندی شده و برای هر وظیفه مسئولیتی معین در نظر گرفته شود.

اهمیت این امر آن است که بدین ترتیب علاوه بر تعیین وظایف و مسئولیت فردی ، هر یک از کارکنان هر قسمت و همچنین روابط واحدهای مختلف با یکدیگر مشخص شده و عملیات گوناگون دستگاه با هماهنگی و تحت نظارت های حساب شده به اجرا در می آید.

مثال :

برای مثال قسمت فروش ، مسئول انجام فروش های دستگاه و قسمت حسابداری مسئول انجام امور حسابداری و مالی دستگاه می باشد.

هر قسمت نیز برای انجام امور محوله به نوبه خود و بر حسب نیاز به نیروی انسانی افرادی را با شرایط خاصی که از عهده کار مورد نظر برآیند ، به خدمت گرفته و هر یک را مسئول انجام کاری می نماید.

کنترل های داخلی (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

کنترل های داخلی عبارت است از کلیه روش ها ، مقررات و نحوه عملیاتی که توسط مدیریت واحد اقتصادی به منظور دستیابی به اهداف ذیل ، وضع و اجرا می گردد :

1-نگهداری و حراست از منابع و اموال واحد اقتصادی و ثبت و نشان دادن وضعیت آنها به نحو صحیح در هر زمان ؛

2-ثبت صحیح و به موقع کلیه بدهی ها و انعکاس وضعیت آنها به نحو صحیح در هر زمان ؛

3-تحت کنترل قرار دادن و کاهش منطقی هزینه های هر واحد اقتصادی به حداقل ممکن با حفظ ارزش های مورد نظر ؛

4-تحت کنترل قرار دادن کلیه درآمدهای واحد اقتصادی و به حداکثر رساندن آنها در حد ممکن ؛

5-هدایت جریان فعالیت ها و منابع و مصارف واحد اقتصادی به نحوی که منابع دستگاه به میزان مطلوب و قابل قبول و در زمان لازم تبدیل به مصارف لازم جهت تامین اهداف واحد اقتصادی گردد ؛

6-ایجاد دقت و قابلیت اعتماد در اطلاعات مالی و گزارشات مربوط به فعالیت های دستگاه و جلوگیری از شرایطی که در آن امکان اشتباه و سوء استفاده و … وجود داشته باشد.

7-ارائه اطلاعات مستند جهت ایجاد امکان ارزیابی کار آیی قسمت ها و افراد مختلف دستگاه و نیز اطلاعات لازم درشرایط بحرانی و فوق العاده همچنین در نتیجه استقرار و اجرای معلوم کنترل های داخلی مدیریت دستگاه مطمئن خواهد شد که مسئولیت ها و وظایف به خوبی انجام نمی شود و تصمیمات و خط مشی های مدیریت مرتباً و به موقع به اجرا در می آید.

انواع کنترل های داخلی (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

کنترل های داخلی در هر واحد اقتصادی به دو گروه اصلی تقسیم می شود :

الف ) کنترل های عملیاتی :

کنترل های عملیاتی آن دسته از کنترل ها هستند که در خارج از حوزه امور مالی بوده و تاثیر مستقیمی در صورت های مالی ندارند.

این نوع کنترل ها عمدتاً در رابطه با کارآیی عملیات و رعایت سیاست های مدیریت می باشد.

از قبیل نحوه استخدام ، افزایش کارآیی تولید و فروش ، برنامه آموزش کارکنان ، کنترل مرغوبیت کالا و غیره

از نظر رسیدگی و اظهار نظر نسبت کفایت این قبیل کنترل ها ، مسئولیتی متوجه حسابرس نمی باشد ( چرا که بعضاً در حد تخصص او نیست ).

ب ) کنترل های مالی :

آن دسته از کنترل هایی هستند که جهت حصول اطمینان از صحت و تمامیت ثبت معاملات واحد اقتصادی و حفاظت دارایی های آن بکار می روند.

در واقع از طریق اجرای کنترل های داخلی مالی است که می تواند نسبت به صحت تهیه و تنظیم حساب ها و صورت های مالی اطمینان حاصل نماید و یا به عبارتی دیگر میزان اطمینان نسبت به صورت های مالی در هر واحد اقتصادی رابطه مستقیم با میزان کفایت و یا عدم کفایت و یا عدم کفایت کنترل های داخلی مالی دارد که در آن واحد اقتصادی توسط مدیران استقرار یافته است.

مطابق استانداردهای حسابرسی بررسی سیستم کنترل های داخلی مالی یکی از وظایف مهم حسابرسان در هر واحد اقتصادی بوده و از این به بعد هر جا که از سیستم کنترل های داخلی نام برده می شود.

مثال (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

به عنوان مثال چند نمونه از کنترل های داخلی مالی ذیلاً برای آشنایی درج می گردد :

1-نگهداری حساب های کنترل مانند کنترل بدهکاران ، کنترل بستانکاران و کنترل موجودی های کالا به موازات دفاتر معین بدهکاران ، بستانکاران یا موجودی ها ؛

2-استخراج تراز آزمایشی دوره ای ؛

3-شماره گذاری چاپی برای مدارک و کنترل این که کلیه شماره ها در حساب ها ثبت شوند مثلاً برگ رسید انبار ، صورت حساب فروش ، سند حسابداری و غیره ؛

4-اثبات صحت حساب ها از طریق مدارکی که از اشخاص ثالث دریافت می شود.

مانند مقایسه حساب بانک در دفاتر با صورت حساب بانک از طریق تهیه صورت مغایرت حساب بانک و یا از طریق مشاهده عینی مانند مقایسه مقدار موجودی های کالا در دفاتر حسابداری با مقادیری که از طریق شمارش عینی به دست آمده است.

کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی

تقسیم بندی کنترل های داخلی مالی :

با توجه به ماهیت کنترل های داخلی مالی می توان این کنترل ها را به دو دسته عمده تقسیم نمود :

الف ) کنترل های پایه (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

که عبارت است از حداقل کنترل های داخلی لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های یک واحد اقتصادی نظیر نگهداری اسناد و دفاتر لازم جهت فعالیت های اقتصادی که می بایست بدون توجه به حجم فعالیت های هر واحد اقتصادی رعایت شود.

نمونه ای از این قبیل کنترل ها ذیلاً درج می گردد  :

1-استفاده از شماره و سریال چاپی برای فرم های مورد استفاده و کنترل نحوه استفاده از این فرم ها و حصول اطمینان از به حساب گرفتن کلیه شماره های مصرف شده و پیگیری شماره های ثبت نشده و یا خارج از ردیف ؛

2-نگهداری حساب های کنترل و مقابله مرتب این حساب ها با جمع حساب های دفاتر معین مربوطه در فواصل زمانی معین به منظور تعیین پیگیری و رفع اختلافات موجود ؛

3-تهیه نوار جمع از مدارک ، مانند نوار فروش روزانه یا تهیه صورت خالصه روزانه هزینه ها ؛

4-تطبیق جزئیات مدارک با یکدیگر مانند تطبیق شرح فاکتور با برگ انبار و یا سفارش کالا ؛

5-مشاهده عینی دارایی های ثبت شده در دفاتر در فواصل زمانی مناسب ؛

6-بررسی اجمالی دفاتر و سوابق به منظور کشف موارد غیر عادی اشتباه نا مشخص ( نظیر وجود یک مانده بدهکار در دفتر معین بستانکاران ؛

7-آزمایش محاسبات و صحت مدارک و معاملات پس از وقوع و قبل از ثبت در سوابق به وسیله مقامات مسئول و امضای این مدارک دال بر انجام کنترل ؛

8-استفاده از بایگانی موقت جهت معاملاتی که هنوز تکمیل نشده اند و خارج نمودن مدارک پس از تکمیل از این پرونده به نحوی که مدارک موجود در پرونده مذکور همواره مصرف معاملات نا تمام باشد ( مانند سفارش خرید که هنوز جنس موضوع آن دریافت نشده است و پس از دریافت صورت حساب فروشنده و انبار به یکدیگر ضمیمه شده و در بایگانی نامشخص نگهداری می شود ؛

9-استخراج تراز آزمایشی دوره ای جهت حصول اطمینان از صحت ثبت عملیات ؛

10-تطبیق مانده حساب ها با دفاتر کنترل ها ؛

ب ) کنترل های انظباطی (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

شامل کنترل هایی است که جهت حصول اطمینان از حسن اجرای کنترل های پایه و حفاظت از منابع و اصول دستگاه استقرار می یابد تا جایی که به صورت یکی از ابزارهای لازم در اداره شرکت در می آید.

کنترل های انظباطی به سه گروه مجزا تقسیم می شوند : 1-سرپرستی ؛ 2-حفاظتی ؛ 3-تفکیک وظایف ؛

1-سرپرستی :

عبارتند از بررسی و آزمایش کنترل های پایه ای انجامی توسط مقام مسئولی به غیر انجام دهندگان

کنترل های پایه نظیر بررسی بایگانی سریال مدارک ( مثل فاکتورهای فروش ) در فواصل زمانی  معین به منظور کشف شماره های استفاده نشده و خارج از ردیف و یا استخراج صورت مغایرت بانکی توسط مقام مسئول به غیر از مسئول نگهداری دفتر بانک و صندوق و صادر کنندگان چک ها ؛

2-حفاظتی :

عبارتند از کنترل هایی که به منظور حفظ دارایی ها به کار می روند تا از وارد آمدن خسارت به آنها جلوگیری به عمل آید مانند استفاده از تاسیسات اطفاء حریق جهت اموال و جلوگیری از دسترسی افراد غیر مسئول به موجودی های کالا و تامین پوشش بیمه مناسب جهت اموال و جلوگیری از تردد افراد متفرقه در محوطه صندوق و یا نگهداری چک های استفاده نشده و مهر شرکت در محلی که در دسترس افراد متفرقه نباشد.

3-تفکیک وظایف (در توضیح کنترل های داخلی وسازماندهی واحدهای اقتصادی) :

عبارتند از جدا سازی رشته های وظایف و مسئولیت های بین کارکنان به نحوی که هیچ کس مسئولیت انجام و ثبت یک معامله از ابتدا تا انتها را به عهده نداشته باشد تا از این طریق نه تنها کار یکی به وسیله دیگری کنترل شود ، بلکه در عین حال از وقوع اشتباهی که ممکن است در اثر عدم کنترل بروز کند ، جلوگیری می شود.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا